Pracodawca ma obowiązek do dnia 31 grudnia 2015 r. poinformować zatrudnione osoby na piśmie, w jakiej formie po dniu 1 stycznia 2016 r. zwolnienia lekarskie mają być dostarczane do zakładu pracy.
W dniu 1 stycznia 2016 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1066), która wprowadzona zmiany związane z nową formą zwolnień lekarskich jako dokumentu elektronicznego oraz ich przekazywaniem do płatnika.
Elektroniczne zwolnienia lekarskie są bezpłatnie udostępniane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na profilu informacyjnym płatnika składek (art. 58 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159).
Profil informacyjny maja obowiązek utworzyć do dnia 31 grudnia 2015 r. płatnicy składek, którzy w myśl art. 47a ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 121 z późn. zm.) muszą przekazywać dokumenty do ZUS w formie elektronicznej poprzez transmisję danych. Powyższy obowiązek nie dotyczy jednak płatników dokonujących rozliczeń składek za nie więcej niż 5 osób (art. 47a ust. 2 ustawy systemowej).
Informacja przekazywana osobom zatrudnionym musi zawierać określenie formy, w jakiej po dniu 1 stycznia 2016 r. mają oni przekazywać zwolnienia lekarskie do zakładu pracy – czy będzie to dokument papierowy czy w postaci elektronicznej.
Jak to będzie wyglądać w praktyce? Pacjent będzie mógł otrzymać od lekarza zwolnienie wystawione według dotychczasowych zasad – na papierowym formularzu (ZUS ZLA) albo w formie elektronicznej (e-ZLA).
Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA (po jego podpisaniu z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP) elektronicznie do ZUS. ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (np. pracodawcy) na jego profilu na PUE ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby). Informacja ta zostanie przekazana także ubezpieczonemu (m.in. pracownikowi) posiadającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.
Od dnia 1 stycznia 2018 r. będą wystawiane wyłącznie zwolnienia elektroniczne.