Kwota zapłacona na pokrycie kosztów aplikacji notarialnej pracownika, stanowić będzie koszt uzyskania przychodów dla kancelarii notarialnej, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 cytowanej ustawy. Zatem za koszt uzyskania przychodu może być uznany wydatek, który pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym ze źródłem przychodu.
Celowość ponoszenia kosztów przez przedsiębiorcę jest m.in. uzasadniona, wynikającym z przepisów prawa pracy nakazem ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jednakże, aby wydatki na podnoszenie kwalifikacji pracowniczych w postaci sfinansowania kosztów aplikacji notarialnej pracownika mogły stanowić koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy – muszą mieć ścisły związek z zakresem obowiązków pracownika wynikającym ze stosunku pracy oraz charakterem działalności pracodawcy.
Ponoszenie przez pracodawcę wydatków na szkolenia, dokształcanie i podnoszenie kwalifikacji pracowników wpływa na powstanie lub zwiększenie przychodów kancelarii. W związku z tym wydatek poniesiony przez kancelarię notarialną na opłacenie aplikacji notarialnej za aplikanta może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.
Aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu zaistnieć muszą łącznie trzy warunki:
- celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu, lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
- wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
- wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.
W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.
Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.
Należy przy tym podkreślić, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności gospodarczej, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem tego źródła przychodu każdorazowo spoczywa na podatniku.
Wydatki związane z aplikacją notarialną pracownika nie są ujęte w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie stanowi to jednak wystarczającej przesłanki do obciążenia ich wartością kosztów uzyskania przychodów. Dla uzyskania takiego uprawnienia konieczne jest, by wydatek mógł przyczynić się do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz by był prawidłowo udokumentowany.