W dniu 8 września 2016 r. wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu cywilnego. Dotyczy ona między innymi formy czynności prawnych. Obecnie często umowy dochodzą do skutku z pominięciem dotychczasowych przepisów dotyczących formy czynności prawnych. Strony umów zawartych w taki sposób będą mieć możliwość skutecznego dowodzenia w sporze sądowym faktu zawarcia umowy i jej treści. Dzięki rozwojowi technik informatycznych możemy sporządzić dokumenty w innej postaci niż tekst składający się z liter alfabetu ułożony według reguł językowych.
Jak uzasadnia projektodawca: przykładem jest protokół elektroniczny, zawierający tekst, obraz i dźwięk albo oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej – w postaci nagrania dźwięku lub obrazu, która po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym ma skutek równoważny czynności dokonanej w tradycyjnej formie pisemnej. Za potrzebą przyjęcia zmian w Kodeksie cywilnym przemawia coraz powszechniejsza praktyka postępowania uczestników postępowań i sądów. Takie rozwiązania niewątpliwie ułatwią prowadzenie postępowania sądowego, w szczególności przez jednolite ujęcie dokumentu jako pojęcia normatywnego oraz uchylą pojawiające się problemy dotyczące dokumentów zawierających inną treść niż tekst.
Nowelizacja wprowadza zmiany w prawie cywilnym w zakresie formy czynności prawnych oraz stanowi kolejny etap informatyzacji postępowania cywilnego, obejmuje też zmiany w przepisach normujących postępowanie rozpoznawcze, klauzulowe oraz egzekucyjne. Nowe regulacje służą przyspieszeniu postępowań sądowych przez ograniczenie kognicji sądów, rozszerzenie kompetencji referendarzy sądowych i komorników sądowych, uproszczenie niektórych czynności procesowych oraz zmodyfikowanie tych instytucji, które są wykorzystywane przez uczestników postępowań w celu przedłużania postępowań sądowych. Celem zmian w zakresie postępowania egzekucyjnego jest również zwiększenie efektywności egzekucji.
Po pierwsze nowy art. 651 Kodeksu cywilnego przewiduje dopuszczalność odpowiedniego stosowania przepisów dotyczących oświadczeń woli do innych oświadczeń (zwłaszcza do oświadczeń wiedzy lub uczuć).
Nowelizacja art. 73–74 Kodeksu cywilnego oraz art. 76 Kodeksu cywilnego stanowi konsekwencję wprowadzenia do ustawy formy dokumentowej jako nowego typu formy szczególnej. Przewidziano, że w przypadku zastrzeżenia formy dokumentowej skutki jej niedochowania są analogicznie do skutków niedochowania formy pisemnej. Forma dokumentowa zastrzeżona w ustawie ma charakter formy ad solemnitatem tylko wówczas, gdy rygor nieważności zostanie wyraźnie określony w ustawie (art. 73 § 1 Kodeksu cywilnego). W przeciwnym przypadku będzie miała charakter formy zastrzeżonej ad probationem (art. 74 Kodeksu cywilnego). Strony, zastrzegając w umowie formę dokumentową, powinny określić jej skutek.
W razie braku takiego postanowienia w umowie, forma ta będzie traktowana jako zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. Jeżeli nie została zachowana forma pisemna lub dokumentowa zastrzeżona dla jednostronnej czynności prawnej, to druga strona nie może ponosić negatywnych konsekwencji niezachowania wymaganej formy. Dlatego, na jej żądanie, będzie dopuszczalny dowód ze świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności.
W art. 74 § 3 Kodeksu cywilnego wprowadza zmianę polegającą na wyraźnym określeniu zakresu zastosowania tego przepisu. Przewidziano jednoznacznie, że do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami nie stosuje się przepisów o skutkach niezachowania formy przewidzianej dla celów dowodowych. Intencją tej zmiany jest usunięcie wątpliwości, czy w stosunkach między przedsiębiorcami rygor dowodowy może zostać zastąpiony przez rygor nieważności. Ma być zatem jasne, że w stosunkach między przedsiębiorcami uchybienie wymogowi formy pisemnej lub dokumentowej, w sytuacji gdy nie został on zastrzeżony ad solemnitatem, nie skutkuje szczególnymi sankcjami dowodowymi, a jednocześnie pozostaje bez wpływu na ważność dokonanej czynności prawnej.
W art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego wprowadza zmianę regulacji następczej formy czynności prawnych prowadzących do zakończenia umowy zawartej w formie szczególnej. Przewidziano ustawowy wymóg zachowania formy dokumentowej ad probationem zarówno dla umowy rozwiązującej, jak i dla wypowiedzenia lub złożenia oświadczenia o odstąpieniu, w każdym przypadku, gdy strony zrealizują określony w ustawie lub w umowie wymóg formy. Nowelizacja art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego stanowi kontynuację stopniowego liberalizowania przepisów o formie.
Obowiązek zachowania formy dokumentowej ad probationem dla rozwiązania umowy albo dla jej wypowiedzenia lub odstąpienia może jednak zostać określony odmiennie w ustawie lub w umowie stron. Dyspozytywny charakter regulacji, polegający na dopuszczeniu jej zmiany także przez same strony jest uzasadniony tym, że strony powinny mieć możliwość decydowania o poziomie ochrony swoich interesów. Dopuszczalne jest zatem nie tylko zaostrzenie wymogu określonego w § 2, ale również jego złagodzenie.
Termin „dokument” (art. 772 Kodeksu cywilnego) jest używany w przepisach prawa cywilnego do określenia różnorodnych dokumentów zarówno pod względem rodzajowym, jak i pod względem realizowanych funkcji. Ten stan rzeczy dodatkowo potęguje fakt, że ustawodawca na równi z pojęciem dokumentu używa wielokrotnie takich wyrażeń, jak np. „pismo”, „pisemna forma czynności prawnej”, „pokwitowanie” „akt notarialny”. Wprowadzenie ustawowej definicji dokumentu, przez ustalenie znaczenia jednego z podstawowych terminów prawa cywilnego, realizuje cele porządkowe, a przy okazji jednoznacznie zrywa z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma, dając w ten sposób wyraz szerokiemu ujęciu dokumentu.
Przede wszystkim nawiązuje ona do ujęcia dokumentu jako przekazu woli ludzkiej (informacja możliwa do odtworzenia), co bazuje na etymologii słowa documentum, stanowiącego połączenie łacińskich wyrazów: do, dare − dawać, przekazywać, i mens − oznaczających myśl, zamiar. Konstytutywną cechą dokumentu jest zatem jego intelektualna zawartość, czyli informacja – treść obejmująca różnego rodzaju oświadczenia, w tym oświadczenia woli. Treść ta musi zostać odpowiednio utrwalona w sposób umożliwiający jej odtworzenie. W takim ujęciu, dla bytu dokumentu nie ma znaczenia to, czy jest on podpisany. Podpis nie jest już zatem koniecznym elementem dokumentu.
Treść dokumentu może zostać zatem dowolnie ujawniona (np. znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (np. papier lub plik) i za pomocą dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy). Granicę tej neutralności wyznacza jednak realizowana przez dokument funkcja dowodowa, która wymaga, aby sposób utrwalenia informacji umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie.
Aby informacja mogła zostać odtworzona, musi zostać odpowiednio zapisana. Oba elementy razem, tj. informacja możliwa do odtworzenia oraz nośnik, stanowią dokument. Informacja bez nośnika nie jest dokumentem. Nie jest nim też niezapisany informacją nośnik. Definicja nie przesądza o rodzaju nośnika, uwzględniając nowoczesne nośniki zapisu. W odniesieniu do dokumentów mających postać elektroniczną należy odróżnić nośnik, w którym jest zapisana informacja, od informatycznego nośnika danych, na którym jest zapisany dokument. W odniesieniu do dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej nośnikiem jest plik, czyli jednostka zapisu i przechowywania informacji. Natomiast informatyczny nośnik danych, na którym utrwalono (zapisano) taki dokument, należy (posługując się terminologią dotyczącą dokumentów tradycyjnych) traktować jako kopertę lub teczkę, w której znajduje się dokument.
Dokument może być zatem zapisany na jednym informatycznym nośniku danych. Może on być jednak zapisany na wielu informatycznych nośnikach danych, z których każdy może zawierać tylko część dokumentu, a jego odczytanie i odtworzenie nastąpi przy użyciu odpowiedniego oprogramowania importującego dane z tych informatycznych nośników danych. Z taką sytuacją mamy do czynienia chociażby przy interoperacyjności (ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne), gdzie dane są zapisywane w wielu miejscach i tylko za pośrednictwem odpowiednich systemów teleinformatycznych jest możliwe ich odtworzenie. W przypadku konieczności badania dokumentu przez biegłego (informatyka) konieczna może być analiza wielu informatycznych nośników danych zawierających poszczególne dane składające się na jeden dokument. Takie ujęcie dokumentu odpowiada nowoczesnemu zapisywaniu danych zawierających informację.
Sens tej regulacji polega na ustaleniu konstytutywnych cech, jakimi powinien odznaczać się każdy dokument. Nie ulega natomiast wątpliwości, że w pewnych sytuacjach, z uwagi na określony kontekst prawny, sporządzenie dokumentu może wymagać zachowania określonej postaci. Na przykład w przypadku sporządzenia oświadczenia woli w formie pisemnej dokument będzie musiał przybrać postać pisma, na którym będzie umieszczony własnoręczny podpis osoby dokonującej czynności prawnej.
Nowy typ formy szczególnej, jaką ma być forma dokumentowa, ma stanowić formę o niższym stopniu sformalizowania niż forma pisemna, co przede wszystkim przejawia się w braku konieczności złożenia własnoręcznego podpisu. Wystarczające będzie ustalenie osoby składającej oświadczenie woli, przy czym nie ma znaczenia, czy nastąpi to na podstawie samej treści dokumentu, czy po sprawdzeniu np. informatycznego nośnika danych lub urządzenia, za pomocą którego złożono oświadczenie.
Wprowadzenie formy dokumentowej do Kodeksu cywilnego stworzy prawne ramy funkcjonowania formy, która obecnie jest już w obrocie powszechnie stosowana (np. poczta elektroniczna, SMS), i zyskuje na znaczeniu. Forma dokumentowa, z uwagi na łatwość jej zachowania, ma przyczynić się do usprawnienia dokonywania czynności prawnych, przy jednoczesnym zachowaniu funkcji dowodowej stosownie do przepisów kodeksu postępowania cywilnego o mocy dowodowej dokumentów.
Przewidziano możliwość zastrzegania formy dokumentowej zarówno jako formy ustawowej, jak i umownej. Przysłuży się to ogólnemu trendowi odformalizowania obrotu prawnego oraz przygotuje grunt pod planowane w przyszłości zniesienie wymogu zachowania formy dla celów dowodowych. Forma dokumentowa, jako forma ustawowa, została przewidziana w art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego w odniesieniu do formy czynności następczych.
Pierwowzorem uregulowania formy dokumentowej stała się znana w prawie niemieckim forma tekstowa, która jest zastrzeżona w przypadku, gdy nie ma potrzeby dokonania czynności w formie pisemnej lub elektronicznej, a wystarczający jest „ślad pisemny” pozwalający na określenie osoby składającej oświadczenie woli (np. e-mail, telefaks itp.). Forma tekstowa jest w prawie niemieckim formą pośrednią między formą pisemną (elektroniczną) a ustną. Kodeksowe ujęcie formy dokumentowej jest szersze niż ujęcie formy tekstowej w prawie niemieckim. W formie dokumentowej mogą być składane nie tylko oświadczenia wyrażone przy użyciu tekstu, ale również np. dźwięku lub obrazu.
Uznanie autonomiczności formy elektronicznej rozstrzyga wątpliwości co do możliwości zastrzeżenia formy pisemnej z wyłączeniem dopuszczalności spełnienia tego wymogu przy użyciu formy elektronicznej i na odwrót. Nowy art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego określa wyraźnie względny charakter zasady równoważności między formą pisemną a elektroniczną, która może zostać wyłączona na podstawie ustawy lub czynności prawnej. Wyodrębnienie formy elektronicznej usuwa także spór wokół możliwości posłużenia się tą formą przez osoby mogące czytać, lecz niemogące pisać.
Dodany pkt 3 w art. 81 § 2 Kodeksu cywilnego jest konsekwencją stosowania nowych środków i sposobów komunikacji. Dosyć ogólne sformułowanie dotychczasowego § 2 pozwala na uznawanie, że czynność prawna ma datę pewną w razie stwierdzenia dokonania czynności w jakimkolwiek dokumencie urzędowym − od daty dokumentu urzędowego, a więc także dokumentu sporządzonego i przechowywanego w postaci elektronicznej. Należy zauważyć, że przesłanie dokumentu na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu, a przez to dołączenie do niego urzędowego poświadczenia odbioru, spełnia przesłanki § 2 i jest możliwe do wykorzystania bez potrzeby zmiany Kodeksu cywilnego. Znakowanie czasem przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne jest odpowiednikiem dołączania do dokumentu urzędowego poświadczenia odbioru (daty wpływu dokumentu do urzędu). Zmiana tej daty jest niemożliwa lub łatwo zauważalna, co spełnia wymogi, jakie stawia się dacie pewnej z art. 81 § 2 Kodeksu cywilnego, i odpowiada współczesnym potrzebom nowoczesnego obrotu. Proponowana zmiana uchyli wątpliwości doktryny pojawiające się na gruncie ustawy o podpisie elektronicznym, czy znakowanie czasem podpisu elektronicznego odnosi się do art. 81 § 1 Kodeksu cywilnego czy art. 81 § 2 Kodeksu cywilnego.
Zliberalizowanie wymogu formy dla umowy pożyczki nastąpi w ten sposób, że formę pisemną zastępuje się wymogiem formy dokumentowej ad probationem, a ponadto ogranicza się obowiązek jej zachowania do sytuacji, gdy pożyczka przenosi tysiąc złotych. Oznacza to, że w odniesieniu do umów pożyczek przenoszących niższe wartości nie znajdą zastosowania ograniczenia dowodowe wynikające z art. 74 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego. Fakt zawarcia takiej umowy i jej treść będą mogły być dowodzone w postępowaniu cywilnym przy wykorzystaniu wszystkich dostępnych środków dowodowych (w tym także zeznań świadków i stron).
W celu dostosowania regulacji art. 358 § 1 Kodeksu cywilnego do przepisów prawa europejskiego oraz norm prawa międzynarodowego wyraźnie zastrzeżono, że odnosi się ona do zobowiązań podlegających wykonaniu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zmiana w art. 358 § 1 Kodeksu cywilnego służy też dookreśleniu wyjątku od przysługującego dłużnikowi prawa wyboru waluty w razie wykonania zobowiązania, którego przedmiotem jest suma pieniężna wyrażona w walucie obcej. Uprawnienie to nie przysługuje dłużnikowi, jeżeli ustawa, orzeczenie sądowe lub czynność prawna zastrzega spełnienie świadczenia wyłącznie w walucie obcej. Proponowany przepis art. 358 § 3 Kodeksu cywilnego przyznaje wierzycielowi uprawnienie do wyboru kursu waluty (z dnia wymagalności lub z dnia zapłaty) w sytuacji, w której dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia wyrażonego w walucie obcej, a które może być spełnione w walucie polskiej (gdyż np. dłużnik dokonał wyboru tej waluty). Regulacja ta wyeliminuje wątpliwości dotyczące treści uprawnienia przysługującego wierzycielowi w takiej sytuacji (prawo wyboru waluty czy prawo wyboru kursu), które pojawiły się na tle dotychczasowej treści art. 358 § 2 zd. 2 Kodeksu cywilnego. Przesłanką prawa wierzyciela do wyboru kursu będzie opóźnienie dłużnika w spełnieniu świadczenia (a nie zwłoka), jak wynika z uzasadnienia projektu nowelizacji.