Jedynie dokumenty spełniające wymagania określone w art. 21 ustawy z 1994 r. o rachunkowości mogą być uznane za dowody świadczące o poniesionych kosztach.
Działający w Polsce oddział zagranicznego przedsiębiorstwa nie jest zwolniony z obowiązków wynikających z polskich przepisów podatkowych. Jeśli oddział chce zaliczyć do kosztów podatkowych określone wydatki, to muszą one bezwzględnie spełniać przesłanki, o których mowa w przywołanych poniżej przepisach podatkowych.
W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, za koszt uzyskania przychodu może zostać uznany tylko taki wydatek, który spełnia kumulatywnie następujące przesłanki:
- został przez podatnika poniesiony w celu uzyskania przychodu,
- nie został wymieniony w negatywnym katalogu kosztów zawartych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy,
- istnieje dowód umożliwiający obiektywną ocenę, że okoliczności dotyczące powstania tego wydatku faktycznie miały miejsce.
Zwrot normatywny „koszty poniesione” oznacza tylko te koszty, które zostały faktycznie (rzeczywiście) przez podatnika poniesione. Koszty uzyskania przychodu są kategorią prawa podatkowego i dane wydatki tylko wtedy mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, gdy wszystkie warunki wymagane przez to prawo zostają łącznie i niepodważalnie spełnione.
Powołany wyżej przepis umożliwia ujęcie w kosztach wydatków, które mają rzeczywisty charakter, są związane z przychodami i zostały prawidłowo udokumentowane. Prawidłowe udokumentowanie kosztów pozwala na ustalenie czy spełnione zostały ustawowe przesłanki pozwalające uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy podatkowej. Obowiązek ten spoczywa na podatniku, to on bowiem zaliczając je do kosztów pomniejsza podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.
Powyższe stwierdzenie nie stanowi interpretacji art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, lecz jest logicznie uzasadnioną powinnością podatnika.
Wobec tego uzasadnione jest stanowisko że oddział przedsiębiorcy, w celu zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, winien przedłożyć dowody źródłowe do zestawień i wydruków odnoszących się do kosztów osobowych zarządu, marketingu, administracji i sprzedaży. Z powyższych dokumentów powinno jasno wynikać, jakich konkretnych kosztów macierzystej spółki wydatki te dotyczą i czy rzeczywiście dotyczą także działalności oddziału.
Na podstawie tych dokumentów organy podatkowe powinny mieć możliwość ustalenia, czy na podobnych warunkach współpracowałyby niezależne podmioty, czy transakcje oddziału z macierzystą spółką (pomiędzy podmiotami powiązanymi) miałyby rynkowy charakter.
Nadmienić należy, że podmioty powiązane, zgodnie z art. 9a ust. 1 i ust. 5a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, są zobowiązane do sporządzenia szczególnej dokumentacji. Bez wątpienia nota obciążeniowa wystawiona oddziałowi przez macierzystą spółkę nie jest „szczególną dokumentacją” i nie kreuje rachunkowości kosztowej oddziału. Jedynie dokumenty spełniające wymagania określone w art. 21 ustawy o rachunkowości mogą być uznane za dowody świadczące o poniesionych kosztach.