Zgodnie z regulacjami art. 111 ust 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zasady dokumentowania sprzedaży reguluje art. 106 ustawy o VAT oraz przepisy rozporządzenia z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2014 r. poz. 1544 ze zm.).
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.
W myśl ust. 4 ww. artykułu, podatnicy, o których mowa w ust. 1-3, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 i 2, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.
Zasadą jest zatem dokumentowanie sprzedaży wystawianiem faktur. w przypadku natomiast, gdy sprzedaż jest dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, sprzedawca obowiązany jest wystawić fakturę jedynie w sytuacji, gdy nabywca tego zażąda.
Przepisy ustawy o VAT oraz przepisy aktów wykonawczych do tej ustawy nakazują zatem podatnikom dokonującym sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym prowadzić ewidencję tej sprzedaży za pomocą kas rejestrujących.
Obowiązek stosowania kas rejestrujących wynika z cytowanego wyżej art. 111 ust. 1 ustawy. z przepisu tego jednoznacznie wynika, iż obowiązek ten ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz dwóch rodzajów podmiotów, mianowicie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Należy podkreślić, iż obowiązek ten dotyczy wyłącznie sprzedaży, która została dokonana na rzecz tych wyżej wymienionych podmiotów oraz nie została objęta zwolnieniem od obowiązku ewidencjonowania.
Zaznaczenia wymaga, iż kasa rejestrująca jest szczególnego rodzaju ewidencją podatkową, ma ona charakter ewidencji sprzedaży.
W sytuacji, kiedy dana sprzedaż zostanie udokumentowana fakturą wystawianą na żądanie nabywcy (osoby fizycznej), podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania jej w kasie rejestrującej niezależnie od faktu wystawienia faktury. Do kopii faktury musi podpiąć oryginał paragonu fiskalnego. Nabywca (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) uzyskuje więc tylko fakturę, zaś paragon (fiskalny) pozostaje u sprzedawcy.
Jak już wskazano wyżej ustawodawca jednoznacznie określił obowiązki w zakresie dokumentowania sprzedaży:
- dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą za pomocą faktur,
- dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą paragonów fiskalnych.
Na mocy delegacji ustawowej zawartej w art. 111 ust. 8 ustawy, Minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, oraz określić warunki korzystania ze zwolnienia, mając na uwadze interes publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa (…).
Kwestie dotyczące między innymi zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji, ustawodawca uregulował na mocy wydawanych rozporządzeń w zakresie kas rejestrujących.
Z dniem 1 stycznia 2015 r. weszło w życie rozporządzenia z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. z 2014 r. poz. 1544 ze zm.).
Przepis § 1 tego rozporządzenia stanowi, że rozporządzenie określa zwolnienia na czas określony dla niektórych grup podatników i niektórych czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwanego dalej „ewidencjonowaniem”, oraz warunki korzystania ze zwolnienia.
W myśl § 2 cyt. wyżej rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania do dnia 31 grudnia 2016 r. sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w Załączniku do rozporządzenia. W części II załącznika w pozycji 37 wskazano, iż zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania podlega dostawa towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, o ile nie zostaną spełnione następujące warunki:
- dostawa towarów jest dokonywana w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi),
- dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem),
- z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).
Niewystąpienie jednego z warunków zwolnienia oznacza brak możliwości jego zastosowania. Powyższe zwolnienie nie dotyczy wszystkich towarów. Wyjątki reguluje § 4 rozporządzenia.